ÖZEL KALEM

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE
ÇALIȘMA USUL VE ESASLARI YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1) Bu yönetmeliğin amacı, Özel Kalem müdürlüğünün kuruluș, görev, yetki ve sorumlulukları
ile çalıșma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2) Bu yönetmelik, Özel Kalem Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile
çalıșma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3) Özel Kalem Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı
Büyükșehir Belediyesi Kanunu, 5018 sayılı kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 657 sayılı Devlet
Memurları Kanunu ile 22/04/2006 tarih ve 26147 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren
“Belediye ve Bağlı Kurulușları ile Mahalli İdare birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlișkin Esaslar”
ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak düzenlenmiștir.
Tanımlar
MADDE 4) Bu yönetmeliğin uygulanmasında
Belediye : ……………..Duroğlu Belediyesi’ni
Büyükșehir : ……………..Duroğlu Büyükșehir Belediyesi’ni
Encümen : ……………..Duroğlu Belediye Encümenini
Meclis : ……………..Duroğlu Belediye Meclisini
Müdürlük : ……………..Özel Kalem Müdürlüğünü
Müdür : ……………..Özel Kalem Müdürünü ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Personel Yapısı ve Bağlılık
Personel Yapısı
MADDE 5-1) Özel Kalem Müdürlüğünün Personel yapısı așağıdaki gibidir.
a) Müdür
b) Șef
c) Memur
ç) Sekreter

d) Diğer personel
MADDE 5-2) Belediye Bağlı Kurulușları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına
ilișkin esaslar çevresinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç
duyulan nitelik ve sayıda il ve ișlemlerin daha etkin ve verimli yürütebilmesi için birim amirinin talebi İnsan
Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün teklifi ve Belediye Bașkanının onayıyla kadro karșılığı olmaksızın
hizmet gereği “Büro Sorumlusu “ ve “Yönetici Yardımcısı” görevlendirmesi yapılabilir.
MADDE 5-3) Memur personel bulunmadığında, protokol, sekretarya ve genel idari hizmetler kamu
personeli olmak kaydıyla, kadrolu ve geçici ișçiler tarafından da görevlendirme suretiyle yaptırılabilir.
Bağlılık
MADDE 6) Özel Kalem Müdürlüğü, üst yönetici olarak Belediye Bașkanına bağlı olarak çalıșır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk
Müdürlüğün Görevleri
MADDE 7) Özel Kalem Müdürlüğünün görev, yetki, çalıșma usul ve esasları așağıda gösterilmiștir:
a) Belediye bașkanının ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdıșı konukların en iyi șekilde karșılanması,
ağırlanması ve uğurlanmasını temin etme
b) Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Bașkanı adına temsil tören ve ağırlama bütçesini kullanmak.
c) Özel kalem Müdürlüğünün giderlerini hazırlayarak mali hizmetler müdürlüğüne ișlem yapmak
üzere göndermek
ç) Çağdaș Belediyecilik anlayıșı içinde vatandașlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla;
vatandașlar, kurum ve kurulușlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile bașkanlık makamına
intikal ettirilen talep ve șikayetlerin çözüme kavușturulmasında, ilgili birimlere sorunları
aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek
d) Belediye Bașkanına ve Müdürlüğe ait olan özel gizlilik tașıyan, resmi gelen ve giden evrakın giriș,
çıkıș, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi ve teslim edilmesi, dosyalanması,
arșivlenmesinin ve Belediye bașkanının imzalaması, onaylaması gereken evrakın Bașkanlık
Makamına sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
e) Belediye Bașkanını ziyaret, davet, karșılama, ağırlama, uğurlama, açılıș, milli ve dini bayramlar
ile mahalli kurtuluș günleri vs önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü
protokol ve tören ișlerini düzenlemek yürütmek ilgili giderleri gerçekleștirmek zaman ve
yerlerini Belediye bașkanına bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Bașkanının iștirak etmesini
temin etmek, Belediye Bașkanının iștirak etmediği program, tören vs. Bașkan adına protokol
gereklerini yerine getirmek.
f) Bașkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Bașkanının görüșme ve kabullerine ait
hizmetleri yürütmek, Belediye Bașkanının günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak
takip etmek, vatandașlar kurum ve kurulușlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda
Belediye Bașkanıyla görüșmelerini temin etmek.
g) Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediyede hizmet veren tüm müdürlüklerin Bașkanlık
Makamı arasındaki ișbirliği ve koordinasyonu temin etmek ve Belediye Bașkanının diğer
kurulușlarla ve vatandașlarla ilișkilerini koordine etmek.
ğ) Bașkanlık makamının toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili
birimlere bildirmek Bașkanın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaștırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını

sağlamak.

h) Müdürlüğün görev ve yetki alanındaki çalıșmalar kanun ve ilgili mevzuat çevresinde müdür
tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. Tüm personel kendilerine verilen görevleri
gereken ihtimamı göstererek tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla mükelleftir.
ı) Kamu Kurum ve Kurulușları, dernekler, vakıflar, federasyonlar, klupler, sivil toplum kurulușları,
Üniversiteler ve eğitim – öğretim kurumları ile ișbirliği yaparak; sohbetler, seminerler,
konferanslar, kongreler, paneller, sempozyumlar, açık oturumlar, sergiler, multi vizyon
ve dia gösterileri, çeșitli konser ve gösteriler, tiyatro, sinema, fotoğrafçılık kursları ve
gösterileri, çeșitli kampanya ve törenler düzenler. Bu faaliyetlerle ilgili yemek, konaklama,
ulașım giderlerini karșılayabilir ve gerektiğinde hediyeler verebilir. Bu etkinlik ve faaliyetlerini
duyurmak için pankart, afiș, bilbort hazırlatmak, bastırmak ve astırmak.
i) İlçemizde bilim, kültür, sanat, edebiyat ve spor alanları ile ilçenin tanıtımına katkı sağlayacak
diğer alanlarda bașarılı çalıșmaları görülen kișiler, kamu kurum ve kurulușları, meslek
kurulușları ve sivil toplum kurulușları için tanıtım ve iftihar toplantıları düzenlemek.
j) Bașarıları görülenler için; Kupa ve benzeri teșvik uygulamalarında bulunmak, plaket vermek,
mevzuat çerçevesinde ödül ve hediye vermek, çiçek göndermek.
k) İl ve İlçe protokolündeki kișilerin göreve bașlama ve görevden ayrılmaları sebebiyle; yemekli
toplantılar ve kokteyller düzenlemek, mevzuat çerçevesinde hediye ve çiçek vermek,
hemșehrilik beratı verme konusunda mevzuatın öngördüğü süreci takip etmek.
l) İlçemizin misafiri durumunda olan; Devlet ve Hükümet Protokolü mensuplarını, İlimizin ve diğer
İllerin protokol mensuplarını, yabancı ülke temsilcilerini ve konuklarını, yabancı ülkelerden
gelen yerel yöneticileri ve konuklarını, yazılı ve görsel basın mensuplarını, bilim ve akademik
alanda kariyer sahibi kișileri, kültür ve sanat alanlarında kariyer sahibi kișileri, spor dallarında
kariyer sahibi kișileri, ilçenin kalkınmasına katkısı olanları, yukarıda ifade edilen bu kișilerin
eșlerini ve refakatindeki görevlileri mevzuat çerçevesinde ağırlamak, yeme içme tașıma
ve konaklamalarını sağlamak, onurlarına ziyafet ve kokteyl vermek, giderlerini müdürlük
bütçesinden karșılamak.
m) Bașkanlık Makamının, Belediye Meclisinin ve Özel Kalem Müdürlüğünün misafirlerine ve
ziyaretçilerine; günün koșullarına uygun olarak geleneklere ve teamüllere göre ikramda
bulunmak.
n) Mahalli örf ve adetlerin gerektirdiği düğün, nișan, cenaze vb. faaliyetlere katılmak, bu faaliyetlere
katılırken, Bașkanlık Makamını temsilen çiçek ve gerektiğinde mevzuat çerçevesinde hediye
göndermek.
o) Resmi bayramlarda, dini bayramlarda, ulusal ve uluslararası platformlarda kutlanan ve toplum
tarafından da kabul görmüș olan belirli gün ve haftalarda; gerekli durumlarda pankart, afiș,
bilbort hazırlatmak, bastırmak ve astırmak.
ö) Belediyemiz adına gelen konukların ihtiyaçlarını ve isteklerini, ilgili mevzuat çerçevesinde
karșılamak. Bu konuda gerekli mal ve hizmet alımını gerçekleștirmek.
p) Belediye Bașkanı tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
Müdürlük Yetkisi
MADDE 8) Özel kalem Müdürlüğü bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye kanununa
dayanarak, Belediye Bașkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya
yetkilidir.
Müdürlüğün Sorumluluğu
MADDE 9-1) Birim görev alanlarına giren konulardaki iș ve ișlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına
uygun olarak yürütülmesinde;
a) Belediye Bașkanına,
b) Bașkanın bilgisi dahilinde Belediye Meclisinin ilgili ihtisas komisyonlarına,

c) Gerektiğinde Belediye Encümenine,

h) Müdürlüğün görev ve yetki alanındaki çalıșmalar kanun ve ilgili mevzuat çevresinde müdür
tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. Tüm personel kendilerine verilen görevleri
gereken ihtimamı göstererek tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla mükelleftir.
ı) Kamu Kurum ve Kurulușları, dernekler, vakıflar, federasyonlar, klupler, sivil toplum kurulușları,
Üniversiteler ve eğitim – öğretim kurumları ile ișbirliği yaparak; sohbetler, seminerler,
konferanslar, kongreler, paneller, sempozyumlar, açık oturumlar, sergiler, multi vizyon
ve dia gösterileri, çeșitli konser ve gösteriler, tiyatro, sinema, fotoğrafçılık kursları ve
gösterileri, çeșitli kampanya ve törenler düzenler. Bu faaliyetlerle ilgili yemek, konaklama,
ulașım giderlerini karșılayabilir ve gerektiğinde hediyeler verebilir. Bu etkinlik ve faaliyetlerini
duyurmak için pankart, afiș, bilbort hazırlatmak, bastırmak ve astırmak.
i) Beldemizde bilim, kültür, sanat, edebiyat ve spor alanları ile ilçenin tanıtımına katkı sağlayacak
diğer alanlarda bașarılı çalıșmaları görülen kișiler, kamu kurum ve kurulușları, meslek
kurulușları ve sivil toplum kurulușları için tanıtım ve iftihar toplantıları düzenlemek.
j) Bașarıları görülenler için; Kupa ve benzeri teșvik uygulamalarında bulunmak, plaket vermek,
mevzuat çerçevesinde ödül ve hediye vermek, çiçek göndermek.
k) İl ve İlçe protokolündeki kișilerin göreve bașlama ve görevden ayrılmaları sebebiyle; yemekli
toplantılar ve kokteyller düzenlemek, mevzuat çerçevesinde hediye ve çiçek vermek,
hemșehrilik beratı verme konusunda mevzuatın öngördüğü süreci takip etmek.
l) Beldemizin misafiri durumunda olan; Devlet ve Hükümet Protokolü mensuplarını, İlimizin ve diğer
İllerin protokol mensuplarını, yabancı ülke temsilcilerini ve konuklarını, yabancı ülkelerden
gelen yerel yöneticileri ve konuklarını, yazılı ve görsel basın mensuplarını, bilim ve akademik
alanda kariyer sahibi kișileri, kültür ve sanat alanlarında kariyer sahibi kișileri, spor dallarında
kariyer sahibi kișileri, ilçenin kalkınmasına katkısı olanları, yukarıda ifade edilen bu kișilerin
eșlerini ve refakatindeki görevlileri mevzuat çerçevesinde ağırlamak, yeme içme tașıma
ve konaklamalarını sağlamak, onurlarına ziyafet ve kokteyl vermek, giderlerini müdürlük
bütçesinden karșılamak.
m) Bașkanlık Makamının, Belediye Meclisinin ve Özel Kalem Müdürlüğünün misafirlerine ve
ziyaretçilerine; günün koșullarına uygun olarak geleneklere ve teamüllere göre ikramda
bulunmak.
n) Mahalli örf ve adetlerin gerektirdiği düğün, nișan, cenaze vb. faaliyetlere katılmak, bu faaliyetlere
katılırken, Bașkanlık Makamını temsilen çiçek ve gerektiğinde mevzuat çerçevesinde hediye
göndermek.
o) Resmi bayramlarda, dini bayramlarda, ulusal ve uluslararası platformlarda kutlanan ve toplum
tarafından da kabul görmüș olan belirli gün ve haftalarda; gerekli durumlarda pankart, afiș,
bilbort hazırlatmak, bastırmak ve astırmak.
ö) Belediyemiz adına gelen konukların ihtiyaçlarını ve isteklerini, ilgili mevzuat çerçevesinde
karșılamak. Bu konuda gerekli mal ve hizmet alımını gerçekleștirmek.
p) Belediye Bașkanı tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
Müdürlük Yetkisi
MADDE 8) Özel kalem Müdürlüğü bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye kanununa
dayanarak, Belediye Bașkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya
yetkilidir.
Müdürlüğün Sorumluluğu
MADDE 9-1) Birim görev alanlarına giren konulardaki iș ve ișlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına
uygun olarak yürütülmesinde;
a) Belediye Bașkanına,
b) Bașkanın bilgisi dahilinde Belediye Meclisinin ilgili ihtisas komisyonlarına,

c) Gerektiğinde Belediye Encümenine

d) Kollektif çalıșma gerektiren konularda; çalıșmanın öznesi durumundaki birim müdürlüklerine
veya birim sorumlularına yada kurullara, karșı sorumludurlar.
MADDE 9-2) Birim Müdürleri, temsil ettikleri Müdürlüklerinin ve Müdür olarak kendilerinin görev
alanlarına giren konulardaki iș ve ișlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygunluğunun denetlenmesi
sürecinde, Bașkanlık Makamını bilgilendirmek kaydıyla;
a) Sayıștay’a,
b) İlgili Bakanlıkların denetim organlarına,
c) Belediye Meclisinin Denetim Komisyonuna,
d) İç Denetim organlarına, gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaștırmakla
sorumludurlar.
MADDE 9-3) Birim Müdürleri, Bașkanlık Makamını bilgilendirmek kaydıyla; Adli yada idari inceleme
ve sorușturma așamasında, adli yada idari inceleme ve sorușturmayı yürüten organlara gerekli bilgi ve
belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaștırmakla
MADDE 9-4) Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Bașkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen
görev ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekte sorumludur.
Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu
MADDE 10-1) Özel Kalem Müdürlüğünü Bașkanlık makamına karșı temsil eder.
a) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kișidir. Müdürlüğün her tülü çalıșmalarını düzenler.
b) Özel Kalem Müdürlüğünün tahakkuk amiri, harcama yetkilisi ve müdürlük personelinin birinci
sicil ve disiplin amiridir.
c) Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
ç) Belediye Bașkanının verdiği sözlü ve yazılı talimatları eksiksiz olarak yapmakta ve yaptırmaktan,
mahiyetindeki memurlarını yetiștirmekten hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten
görevli ve sorumludur.
d) Harcama yetkilisi olarak, her yıl, iș ve ișlemleri amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol
düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir șekilde gerçekleștirildiğini içeren iç kontrol güvence
beyanını düzenlemek ve birim faaliyet raporlarına ekler.
f) Belediyenim stratejik plan ve performans programında belirtilen ilgili hedefleri gerçekleștirmek,
mahkemelere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlar.
g) Resmi tören ve kutlamalarda belediyenin üzerine düșen görevleri ilgili birimlerle ișbirliği halinde
organize eder. İșlemlerinin yapılmasını takip ederek sonuçlandırılmasını sağlar.
ğ) Bașkanı, Bașkan yardımcılarının bașkanlığa danıșmanlık hizmeti verenlerin ve makam
șoförlerinin çalıșmalarının takip edilmesi izin vb nedenlerle kurumlardan ayrılanların yerine
bakacak kișilerin belirlenmesini kontrol ve takip ederek sonuçlandırılmasını sağlar
h) Bașkanlığın yurtdıșı ve kardeș șehirlerle olan iletișim ve faaliyetlerinin organize edilmesi,
Bașkanlığa gelen yabancı misafirlere ev sahipliği yapılması ve dıș ülkelere yapılan gezilerin
organize edilmesi kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlar.
ı) Müdürlük hizmetlerinde kullanılacak olan dayanıklı tașınır mallar ile dayanıklı tașınırların bakım ve
onarımı için gerekli olan her türlü yedek parça ile tamir takımı ve onarım malzemelerini uygun
șartlarda ve zamanında temin etmek üzere; satın alma ve ihale ișlemlerini koordine etmek
ve gerçekleștirmek, kabullerini yapmak, ilgili alt birimlere yada personele sevk ve teslimatını
yapmak, garanti süreleri içerisindeki arıza ve fonksiyon kayıplarını izlemek, gerektiğinde
garanti belgelerindeki ücretsiz tamir ya da değiștirme hükümlerinin ișletilmesini sağlamak,
yükümlülüklerini yerine getirmeyen satıcılar hakkında gerekli yasal ișlemleri bașlatmak ve
hukuki süreci takip etmek, gerektiğinde bu dayanıklı tașınırların montaj, demontaj, tamir ve
bakımlarını yaptırmak.
i) Müdürlük hizmetlerinde kullanılacak olan tüketim malzemelerini uygun șartlarda ve zamanında
temin etmek üzere; satın alma ve ihale ișlemlerini koordine etmek ve gerçekleștirmek,
kabullerini yapmak, ilgili alt birim yada personele sevk ve teslimatını yapmak.

k) Müdürlük hizmetlerinde kullanılan makinelerin; her türlü tamir ve bakımları ile ikmal ișlerini
yaptırmak, bunların her an çalıșır ve hizmeti yerine getirir durumda olmalarını sağlamak.
l) Müdürlüğe ait olan tașınır mallardan; ekonomik ömrünü tamamlamıș veya tamamlamadığı
halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyen ve hizmet dıșı bırakılması
gerekenlerin hurdaya ayırma çalıșmalarını yapmak. Hurdaya ayrılan malzemelerin Belediye
tarafından belirlenmiș olan birime teslimini sağlamak.
m) Müdürlüğün görev alanına giren konularda; müdürlük personelinin bilgi ve görgüsünün
geliștirilmesi için gerekli her türlü araștırma, geliștirme, gezi ve inceleme faaliyetinde bulunmak.
Gerektiğinde bu faaliyetlere; belediye meclis üyelerinin, müdürlük uygulamalarına destek
olabilecek diğer birim personellerinin, ișbirliği yapılan kurum ve kurulușların temsilcilerinin
katılımlarını sağlamak ve faaliyetlerle ilgili giderleri müdürlük bütçesinden karșılamak.,
n) Müdürlüğün görev ve faaliyet alanlarıyla ilgili olarak yürürlüğe giren Kanunlar ile Bakanlıklarca
yayınlanan yönetmelik, tebliğ ve genelgelere uygun hareket etmek ve gereklerini yerine
getirmek. Bașkanlıkça yayınlanan Genelgelere, Yönergelere, yazılı ve sözlü talimatlara uygun
hareket etmek ve gereklerini yerine getirmek. Çalıșma alanına giren ve Bașkanlık makamınca
verilen diğer görevleri mevzuata uygun olarak yerine getirir.
MADDE 10-2) İlçe halkını belediyemizin sosyal ve kültürel çalıșmaları hakkında bilgilendirmek,
halkın kültür bilincini artırmak, kamu kurum ve kurulușları ile ilçe halkının sosyal ve kültürel çalıșmalara
katılmalarını sağlamak amacıyla;
a) Belediyenin basın yayın birimiyle koordinasyon halinde temel programlar organize etmek
b) El ilanı, broșür, afiș, kitap, dergi, kitapçık, günün teknolojik koșullarına uygun olarak, CD,
DVD, USB ve kısa film çalıșması yaptırmak ve bu çalıșmaların ilçe halkına, kamu kurum ve
kurulușlarına, eğitim ve öğretim kurumlarına, meslek kurulușlarına, sivil toplum kurulușlarına,
hemșehri derneklerine, yurt dıșındaki temsilciliklerimize ve bașkanlıkça uygun görülecek
diğer yerlere dağıtımının yapılmasını sağlamak.
c) Belediye etkinliklerin duyurulması için her türlü afiș, vinil, CLP, Bilboard, Megalight, digiboard,
radyo yayını, yerel TV kanallarında duyuruları yapmak
d) Bu konuda uzmanların ve gerektiğinde akademisyenlerin katılacağı bilgilendirme toplantıları
ve seminerleri düzenlemek.
e) Üniversitelerle, sivil toplum kurulușlarıyla, eğitim ve sağlık kurulușlarıyla birlikte proje ve
çalıșma grupları olușturmak, bu grupların ihtiyaç duydukları her türlü lojistik desteği vermek.
MADDE 10-3) Memleketimize ve milletimize mal olmuș; edebiyatçılar, mütefekkirler, sanatçılar,
sinema ve tiyatrocular, halk ozanları, spor adamları gibi milli ve manevi șahsiyetlerle ilgili olarak;
a) Anma etkinlikleri düzenlemek,
b) Eserlerini belediyemizin kültür yayını olarak yasal çerçevede çoğaltmak,
c) Milli ve manevi kültürümüzü yansıtan ve yașatan kitap ve dergi bastırmak, CD veya kısa film
hazırlatmak,
Özel Kalem Personelleri Yetki ve Sorumluluğu
Șef ve Memurun Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 11) Amirlerin verdiği görevleri ilgili yasalar çerçevesinde uygularlar.
a) Müdürlüğün gerçekleștirme görevlisi olarak görevi gereği ișlemleri ilgili memur yapar.
b) Özel Kalem Müdürlüğü giderlerinin muhasebeleștirilmesi ișlemlerini yapar.
c) Belediye Bașkanını ağırlama, kutlama, tören, haberleșme, temsil, yurt içi ve yurt dıșı
seyahatlerindeki tahakkuk ișlerini yapmak.
d) Müdürlüğün tahmini bütçesini hazırlar
e) Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini
sağlar.
f) Belediye Bașkanından ve müdürden yazılı olur, alınmak kaydıyla temsil tören ve ağırlama
yönetmeliğince yapılan giderlerin muhasebeleștirilmesi ișlemlerini yapar.

g) Mahiyetindeki memurlarını yetiștirmekten, hal ve hareketlerini yapmıș olduğu iș ve ișlemleri
takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.
h) Belediye Bașkanından olur alarak müdürlüğün acil giderleri için avans kullanır
ı) Belediye Bașkanını ağırlama, kutlama, tören, haberleșme, temsil, yurt içi ve yurt dıșı
seyahatlerindeki yazıșma ișlerini yapmak.
i) Müdürlüğe ait genelge yönetmelik ve kararları incelemeye hazır hale getirir.
j) Belediye Bașkanının her türlü yazılı ve sözlü emirlerini , talimatlarını ve genelgelerini ilgili
birimlere ulaștırmak, sonuçlarını takip etmek ișlerini yapar.
k) Tașınır kayıt kontrol yetkilisi olarak tașınır mal yönetmeliğini uygular.
l) Gelen ve giden evrakın kaydının yapılması, cevaplanması, dağıtılması, havalesi ve arșivlenmesi
ișlerini yapmak.
m) Görevlendirme yazılarını yazmak
n) Kurum içi ve dıșı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve
dosyalanmasını sağlar, gerektiğinde bu hususta ișlem yapar.
Sekreterin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 12) Amirlerin verdiği görevleri ilgili yasalar çerçevesinde uygularlar.
a) Belediye Bașkanı’nı görmek için gelen vatandașların isteklerini alınması ve alınan bilgilerin
Belediye Bașkanı’na rapor edilmesini sağlamak.
b) Bașkanlık Makamının talimatları doğrultusunda; düzenli- verimli telefon haberleșmesiyle
randevu trafiğinin sağlanması.
c) Bașkanlık ve Belediye birimleri arasında koordinasyonun temini için gerekli ișlemlerin
yapılmasını takip ederek sonuçlandırmak.
d) Belediye bașkanını katılmadığı organizasyonlara Bașkanlık makamı adına mesaj ve telgraf
göndermek.
e) Belediye Bașkanı’nın Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye hizmet birimleri ile
ilișkisini sağlamak.
f) Belediye Bașkanının günlük, randevu taleplerini değerlendirip programa almak ve telefon
görüșmelerini sağlamak.
g) Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak ve ilgililere aktarır.
h) Telefonda Bașkan’dan randevu almak isteyenlerin notlarını alır bașkanla görüșerek randevuları
programa yazar.
ı) Özel Kalem Müdürlüğü santrali görevini yapar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası
Görevlerin Planlanması
MADDE 13) Özel kalem Müdürlüğündeki iș ve ișlemler müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde
yürütülür.
Görevin Yürütülmesi
MADDE 14) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler
doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

İșbirliği ve koordinasyon
Müdürlük Birimleri Arasında İșbirliği
MADDE 15-1) Müdürlük dahilinde çalıșanlar arasındaki ișbirliği ve koordinasyon, müdür tarafında
sağlanır
MADDE 15-2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dağıtıldıktan sonra müdüre
iletilir
MADDE 15-3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder
MADDE 15-4) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden
ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti
altında bulunan eșyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur.
Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma ișlemleri yapılmaz.
MADDE 15-5) Çalıșanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eșyalar birim amirinin
hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir
Diğer Kurum ve Kurulușlarla Koordinasyon
MADDE 16-1) Müdürlükler arası yazıșmalar müdürün imzasıyla yürütülür.
MADDE 16-2) Müdürlüğün belediye dıșı özel ve tüzel kișiler, Valilik, Büyükșehir Belediyesi, kamu
kurum ve kurulușları ve diğer șahıslarla ilgili gerekli görülen yazıșmalar; müdür, șef ve yardımcısının
imzasıyla yürütülür.
ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İșlemler ve Arșivleme
Gelen Giden Evraklarala İlgili Yapılacak İșlem
MADDE 17-1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale
edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür
MADDE 17-2) Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterine sayılarına göre ișlenir, dıș müdürlük
evrakları yine zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt ișlemleri elektronik
ortamda yapılır.
Arșivleme ve Dosyalama
MADDE 18-1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazıșmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı
köșelerde saklanır
MADDE 18-2) İșlemi biten evraklar arșive kaldırılır.
MADDE 18-3) Arșivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arșiv

görevlisi ve ilgili amir sorumludur.

Denetim, Personel, Sicil ve Disiplin Hükümleri
MADDE 19-1) Özel Kalem müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
MADDE 19-2) Özel Kalemin müdürü birinci sicil amiri olarak personelinin yıllık sicil notlarını verir.
MADDE 19-3) Özel Kalemin Müdürü birinci disiplin amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda
ișlemleri yürütür.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeșitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
MADDE 20) Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlülüklerine
uyulur.
DOKUZUNCU BÖLÜM
Çeșitli ve Son Hükümler
Yürürlük
MADDE 21) Bu yönetmelik Duroğlu Belediye Meclisince kabul edilmesi ve 5216 sayılı kanunu ilgili

hükmü gereği, Duroğlu Belediye Bașkanlığınca onaylanmasını müteakip yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 22) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Bașkanı yürütür.